Informacje przychodzą same

Informacje przychodzą same

Port Community System (PCS) to modny obecnie temat, coraz szerzej dyskutowany w rodzimych mediach.

W portach Europy zachodniej, które przez długi czas wkładały dużo wysiłku nie tylko w rozbudowę infrastruktury, ale też w optymalizację procesów zarówno po stronie przeładunku, jak i transportu i logistyki, funkcjonujące od lat systemy PCS były logicznym rozwinięciem konsekwentnych działań na rzecz usprawniania przepływu ładunków oraz informacji na obszarze portu, a tym samym zwiększania jego zdolności przeładunkowych i konkurencyjności (przez ułatwianie pracy użytkownikom portu). W Hamburgu konieczność stworzenia systemu PCS dostrzeżono na początku lat 80. ubiegłego wieku powołując do życia spółkę Dakosy AG. Jej powstanie rozwiązało podstawowy problem, przed którym stoją obecnie porty polskie, a mianowicie kto ma się zajmować tworzeniem i rozwojem systemów PCS. Chociaż bowiem potencjalnie PCS oferuje korzyści wszystkim użytkownikom, to jednak trudno znaleźć stronę, która podjęłaby się stworzenia takiego systemu. Z jednej strony trzeba się bowiem liczyć ze znaczącymi kosztami rozwoju PCS, ponieważ byłby to system unikalny, czyli tworzony od zera. Jednocześnie musi on uwzględniać oczekiwania różnych stron procesów transportowych, czyli zarówno terminali przeładunkowych, jak i spedytorów i przewoźników, o administracji celnej i innych instytucjach nie wspominając. Aby sprostać obu warunkom w Hamburgu powołano celową spółkę, czyli właśnie Dakosy, której równoprawnymi akcjonariuszami zostały grupy interesantów portu: armatorów i agentów, spedytorów i terminali.

Na przestrzeni ponad 30 lat w branży IT zmieniło się niemal wszystko, tym niemniej niezmienna pozostała idea wykorzystania optymalizacji procesów portowych poprzez użycie technologii informatycznych. Obecnie Dakosy rozumie swoją rolę jako integratora PCS zgodnie z definicją sugerowaną przez agendy ONZ jak UNECE czy UN/CEFACT, a także stowarzyszenie EPCSA. Zgodnie z nią cechą wyróżniającą PCS jest takie przetwarzanie informacji i dokumentów wprowadzanych przez uczestników procesu transportowego w ramach pojedynczego okienka (single window entry point), by wypełnić wszystkie wymogi regulacyjne związane z importem, eksportem czy tranzytem. Właściwie należałoby powiedzieć, że PCS sensu largo to w Hamburgu właśnie Dakosy, która oferuje szczegółowe rozwiązania dostępne dla zarejestrowanych użytkowników w portalu Dakosy Direct. Jednak, by uniknąć nieporozumień, będę używał pojęcia PCS sensu stricto jako określenia konkretnych rozwiązań oferowanych przez Dakosy, czyli w szczególności platformy IMP czy EMP1.

IMP, czyli Import Message Platform, integruje informacje przesyłane między armatorami, terminalami, spedytorami, urzędem celnym, policją wodną i innymi instytucjami w ramach importu towarów i umożliwia przyspieszenie odprawy tych towarów i jak też zwiększenie efektywności procesów transportowych. Jednym z pierwszych zadań Dakosy związanych z rozwojem IMP było uzgodnienie standardów informacji, a także procedur oraz praw poszczególnych użytkowników. Stąd w 2004 r. powołana została grupa robocza składająca się z przedstawicieli grup reprezentujących poszczególne strony procesu transportowego, w tym również instytucji, takich jak urząd celny. Użytkowość poszczególnych funkcji IMP uwzględnia wszystkie zgłoszone wymagana tych stron, dzięki czemu system ten stał się inteligentną platformą IT, która wspiera i optymalizuje cały łańcuch procesów od zawinięcia statku do portu do dostawy ładunku. Nie chodzi tu jedynie o stworzenie wewnątrzportowej poczty elektonicznej, ale raczej o pewną automatyzację procesów w oparciu o standaryzację protokołów wymiany danych. Dzięki niej odpowiednie informacje będą automatycznie lub półautomatycznie udostępniane wszystkim uprawnionym użytkownikom, co z jednej strony umożliwi redukcję niezbędnych czynności, a z drugiej zapewni harmonizację działań wszystkich zaangażowanych stron prowadząc do skrócenia czas odprawy i podwyższenia jakości usługi.

W praktyce oznacza to, że z jednej strony raz wprowadzone dane są wykorzystywane na wszystkich następujących dalej etapach, co ogranicza konieczność żmudnego powtarzania wprowadzania wcześniej udostępnionych informacji. Z drugiej zaś bezzwłoczne, najlepiej zautomatyzowane, przekazywanie informacji o osiągniętym statusie danego kontenera umożliwia natychmiastowe podjęcie dalszych czynności, co znacząco przyspiesza proces odprawy.

Platforma IMP umożliwia też przypominanie stronom o konieczności podjęcia działania w razie wystąpienia specyficznych warunków związanych przykładowo z terminami określonymi przez kodeks celny czy inne regulacje i przepisy. W efekcie korzyści uzyskują wszystkie strony korzystające z IMP. Spedytor, jak i odbiorca, mogą osiągnąć znaczące skrócenia czasu dostawy przy mniejszym nakładzie pracy. Dysponując informacjami o dalszych ruchach kontenera, operator terminalu dostaje dodatkowo możliwość optymalizacji placu składowego, a kierowca podejmujący ładunek nie traci czasu zjawiając się we właściwym momencie na bramie terminalu.

System PCS powinien być czytelny i zrozumiały dla użytkownika, dlatego twórcy IMP do prezentacji statusu przesyłki wykorzystali kod barwny, podobnie jak to ma miejsce w światłach sterujących ruchem ulicznym: zielony oznacza tu sukces, a czerwony problem. Oprócz koloru żółtego, który oznacza, że proces jest realizowany, może też pojawić się kolor czarny (status początkowy, brak akcji), szary (nie dotyczy) lub niebieski (proces zakończony). Jeśli zatem dany numer referencyjny (określona przesyłka) jest oznaczony kolorem czerwonym, to oznacza, że na którymś z etapów pojawił się problem, którego efektem jest wstrzymanie odpowiedniej procedury przez urząd celny lub inną instytucję. Oczywiście, klient portu ma możliwość uszczegółowienia tej informacji poprzez zejście do kolejnych bardziej szczegółowych poziomów informacji pokazujących (także w kolorze) na jakim etapie procesu odprawy przesyłki problem wystąpił.

Funkcjonowanie IMP wygląda następująco. Statek przywożący do portu kontenery wysyła awizację wstępną zawierającą m.in. numer kontenera i konosamentu, a także informacje o terminalu i ewentualnym dalszym transporcie lądowym. IMP przypisuje otrzymanym danym specyficzny numer referencyjny, pod którym gromadzone będą wszystkie następne dane dotyczące przesyłki i który będzie ją identyfikował. Więcej informacji przesyłanych jest w manifeście statkowym poprzez IMP do terminalu i wszystkich właściwych instytucji, przy czym tu, na życzenie armatora, IMP może wysłać do urzędu celnego zgłoszenie sumaryczne SumA. Spedytor otrzymuje zwykle już pięć dni przed zawinięciem statku wszystkie niezbędne informacje. Może przykładowo przygotować zlecenie transportowe, które IMP wyśle do wybranego przewoźnika lądowego. Jednocześnie może też wysłać oficjalne zgłoszenie odprawy do właściwych instytucji obejmujących nie tylko niemiecki urząd celny, ale także odpowiedniki polskiego sanepidu, PIORiN, IJHARS, weterynarza oraz policji wodnej i urzędu statystycznego. Decyzje poszczególnych instytucji są automatycznie odbierane i bezzwłocznie udostępniane przez IMP, dzięki czemu status przesyłki jest zawsze zaktualizowany, a to ułatwia podejmowanie kolejnych czynności.

Wysłanie przez terminal statusu „jest wyładowany” uruchamia procedurę celną i jeśli dostępny jest numer referencyjny AT(x) z systemu celnego Atlas, decyzja urzędu celnego udostępniana jest bez zwłoki spedytorowi, terminalowi oraz armatorowi. Po zwolnieniu kontenera jest on z punktu widzenia urzędu celnego gotowy do podjęcia. W zależności od wybranej dalszej metody dostawy, status kontenera w IMP jest uzupełniany o komunikaty „dostawa w gestii odbiorcy” lub „kontener na depot”, a informacja jest udostępniana spedytorowi i ewentualnie przewoźnikowi drogowemu lub operatorowi kolejowemu.

Terminale, urząd celny i inne instytucje kontrolne mają dostęp do IMP, ponieważ są jego immanentną częścią. Stroną, która może, ale nie musi korzystać z tej platformy, są firmy spedycyjne. Co mogłoby je skłonić do korzystania z platformy IMP? Informacja! Spedytor po przesłaniu instrukcji importowych ma dostęp do danych z manifestu statkowego, bardzo przydatnych przy przygotowaniu zgłoszenia celnego, a także dokładnych informacji o ETA statku i ewentualnych opóźnieniach oraz ruchu kontenera na terminalu. Poprzez IMP otrzymuje decyzje właściwych urzędów, a także informacje o brakujących dokumentach. Może uruchamiać procedury celne i zlecenie transportowe, a wreszcie otrzyma informację dotyczące dostawy do klienta. Rzecz jasna, wszystkie te dane spedytor może uzyskać zwracając się z odpowiednią prośbą. Tylko po co, jeśli są na wyciągnięcie ręki, po zalogowaniu do IMP? Na tym polega siła tego systemu – o informacje nie trzeba prosić, one przychodzą same!

Armator ma automatycznie dostęp do podobnych informacji, przez co eliminowana jest duża część korespondencji między nim a spedytorem. Z drugiej strony zgłoszenie poprzez IMP informacji z manifestu statkowego do instytucji kontrolnych wypełnia obowiązki armatora w stosunku do nich. Dodatkowo informacje o statusie kontenerów oraz decyzje właściwych urzędów wspierają proces planowania ruchu kontenerów, ale też za- i wyładunku oraz odprawy statków, a w efekcie lepsze wykorzystanie dostępnych zasobów.

Także dla terminalu kontenerowego korzystanie z IMP jest bardzo korzystne, szczególnie od początku 2013 r., gdy zlikwidowano obszar wolnego portu i na terminalach zaczęły obowiązywać różne regulacje dotyczące cła i podatków importowych. Dodatkowo terminale w Hamburgu już od 2011 r. są zobowiązane wysyłać przez system celny Atlas zgłoszenie sumaryczne dla wszystkich sprowadzanych kontenerów i ładunków. Informacje o nich znajdują się w systemie IMP, ponieważ są tam wprowadzane dane z manifestów statkowych, a dzięki temu terminale mogą wysyłać zgłoszenia sumaryczne przez IMP w sposób automatyczny. W porcie obowiązuje 45-dniowy okres od wyładowania kontenera w imporcie, w czasie którego musi zostać nadane mu przeznaczenie celne, a w szczególności otwarta odpowiednia procedura celna (np. tranzytu czy dopuszczenia do obrotu na obszarze Unii Europejskiej). Na 8 dni przed upływem tego terminu, w przypadku kontenerów, którym nie nadano jeszcze przeznaczenia celnego, IMP wysyła do armatorów (w których gestii kontenery pozostają) wiadomość przypominającą o konieczności podjęcia właściwych działań. Platforma umożliwia też przekazywanie niezbędnych danych związanych z realizacją poszczególnych procedur celnych. Z punktu widzenia terminalu, IMP zabezpiecza w 100% komunikację z urzędem celnym, gwarantując jednocześnie przestrzeganie procedur celnych i tym samym wypełnienie przez terminal obowiązków.

Można się zastanawiać, czy warto inwestować w rozwój systemu PCS, podejmując spory wysiłek nie tylko finansowy, ale też organizacyjny. W Hamburgu ten etap został dawno temu rozstrzygnięty, a o sukcesie podjętych decyzji świadczy liczba ponad 2200 użytkowników oraz rosnąca liczba usług zintegrowanych z IMP i EMP – takich jak PRISE, ZAPP, VIP czy GEGIS. Jak podkreśla sama Dakosy, system single window przez nich oferowany umożliwia zwiększenie dostępności danych i automatyzacji, zapewnia lepsze możliwości planowania i oferuje zoptymalizowane usługi tracking & tracing, a efektem jest transparentny port perfekcyjnie wykorzystujący swoje zasoby. Hamburg już się nie zastanawia.

Maciej Brzozowski
Hafen Hamburg Marketing e.V.


1 EMP, czyli Export Message Platform, jest systemem analogicznym do IMP, o zbliżonej funkcjonalności a przeznaczonym do obsługi procesów transportu i tranzytu po stronie eksportu. Podobnie jak IMP obsługuje wszystkie niezbędne dokumenty, w tym zlecenia transportowe i usług terminalowych, zgłoszenia celne, ładunków niebezpiecznych, konosamenty, manifesty i inne, a także informacje o statusie.