Przemysław Galar, prezes Necto SAZ Przemysławem Galarem, prezesem Necto SA, rozmawia Piotr Frankowski.

– Cyfryzacja czy technologie cyfrowe to teraz bardzo modny i nośny temat. Tylko czy faktycznie mamy do czynienia z postępującym procesem ich wdrażania czy raczej z kolejną dyskusją, której efekty na razie trudno dostrzec?

– Według moich obserwacji i rozmów w branży TSL każdy rozumie, że informatyzacja i automatyzacja jest bardzo istotna. I rozumie to zarówno kadra zarządzająca, jak też zwykli pracownicy. Jednak dostrzegamy w tej branży rozproszenie rozwiązań, które ewidencjonują, ale nie automatyzują. Wielu podejmuje różnego rodzaju inicjatywy w tym zakresie, przekuwając je na konkretne realizacje, których efekty bywają jednak bardzo różne. Zautomatyzowanie firmy nie jest prostym zadaniem. Problemem nie jest tylko dostarczenie narzędzi, które w tym pomagają. Moim zdaniem stanowią one ok. 50% sukcesu. Pozostała część to umiejętność korzystania z nich, umiejętność dostosowania firmy do koniecznych zmian oraz organizacja pracy. Co z tego, że mamy świetne rozwiązanie informatyczne, bez którego automatyzacja nie nastąpi, skoro nie korzystamy z niego właściwie lub nie umiemy korzystać efektywnie? Dlatego ważne jest duże zaangażowanie interesariuszy, kadry menedżerskiej oraz samych pracowników w proces zmiany i wdrożenia rozwiązania informatycznego.

– Jaki obszar działalności firmy, pana zdaniem, powinien zostać zinformatyzowany jako pierwszy, tak aby przynieść najwięcej korzyści?

– Najpierw niezbędne jest stworzenie serca systemu, miejsca, które w sposób jednorodny zgromadzi wszystkie niezbędne informacje – dane. Bez tego nie możemy usprawnić całości przedsiębiorstwa. Dopiero wtedy możemy przystąpić do optymalizacji, aby zrobić krok do przodu jako organizacja. Z moich obserwacji wynika, że bardzo czasochłonnym elementem jest kwestia rozliczeń kosztów. Dodatkowo, jeśli niepoprawnie rozliczymy koszty, nie mamy precyzyjnej informacji o tym, na czym zarabiamy, i tym samym nie możemy podejmować właściwych decyzji. Mamy tu więc duże pole manewru do optymalizacji i wsparcia. Przygotowujemy narzędzia, które ten proces automatyzują, czyli potrafią przetworzyć dokumenty otrzymane w różnych formach na postać cyfrową, powiązać je z działami przedsiębiorstwa i realizowanymi usługami oraz w sposób zautomatyzowany ostatecznie je rozliczyć. Dzięki cyfryzacji możemy również sprawnie zweryfikować poprawność kosztów otrzymanych od dostawców, co przy dużej liczbie dokumentów jest nie lada wyzwaniem dla człowieka, ale nie dla rozwiązań informatycznych. Generalnie staramy się patrzeć na daną organizację bardzo szeroko, jako wdrożeniowcy stajemy się często jej lekarzami, którzy diagnozują i walczą z hipotezami. Z doświadczenia wiemy, że to nie hipotezy, a konkretne liczby opisują stan organizacji i zjawiska w niej występujące. Poprawna ewidencja oraz automatyzacje stają się bardzo pomocne, kiedy firmy zaczynają rosnąć. Mówimy wówczas, że firma jest skalowalna, czyli taka, która przy tych samych zasobach może wykonać więcej operacji. Dobrze zorganizowana organizacja posiadająca efektywny system i poukładane procesy jest w stanie znacznie lepiej poradzić sobie z kryzysem oraz funkcjonować na konkurencyjnym rynku.

– Z tego, co pan mówi, wnioskuję, że informatyzacja i automatyzacja pozostaje jednak w sferze dyskusji. Chyba jeszcze nie doszliśmy do sytuacji, w której wszyscy widzą potrzebę przejścia na poziom cyfrowy.

– Odnoszę wrażenie, że coraz więcej firm czuje taką potrzebę, ale nie do końca wie, na czym to polega. Wydaje się to łatwe i proste zadanie, ale kiedy przechodzimy do realizacji, to nagle pojawia się ogrom problemów, czego efektem są np. nieudane lub niedokończone wdrożenia. Niekiedy firmy godzą się na półśrodki, czyli uruchamiają system, ale nie sprawia on, że firma staje się dobrą organizacją. Wynika to z tego, że poza systemem musimy udoskonalić jeszcze procesy i procedury. To jest właśnie najtrudniejsze i na to należy zwrócić szczególną uwagę. Innym aspektem jest zakup systemu nie do końca dopasowanego do naszej organizacji. Tutaj również istnieją ryzyka. Dlatego staramy się budować świadomość w tym zakresie, której wciąż brakuje. Zaangażowanie naszych klientów w proces zmiany jest bardzo istotne.

– Czyli proces zmiany podejścia firm do rozwiązań cyfrowych odbywa się w formie powolnej ewolucji.

– To prawda, chociaż obecnie procesy to znacznie przyspieszyły. Popatrzmy np. na służbę zdrowia. Nagle mamy e-recepty i jednym kodem PIN rozwiązaliśmy problem papierowej biurokracji. Dodatkowo powstała baza danych, gdzie jako pacjent możemy sprawdzić historię choroby. Kto pamięta jakie kiedyś brał leki i jakie były wyniki leczenia? To są wymierne korzyści. Jeśli mamy zapisane tego typu dane, to możemy do nich dodać algorytmy sztucznej inteligencji, które pomogą przewidywać i uprzedzać daną osobę o zagrożeniach dla zdrowia wynikających np. ze względu na wcześniej przebyte choroby. Możemy więc czerpać z danych dużo więcej niż suche fakty, możemy przewidywać przyszłość. I to jest coś, co chciałbym zaproponować branży TSL – cyfryzację, automatyzację i nowoczesne rozwiązania, np. sztuczną inteligencję, które przeniosą sposób pracy w inny wymiar, gdzie będziemy mogli więcej przewidywać, a nie działać reaktywnie.

– Czy pandemia COVID-19 i wymuszona przez nią konieczność korzystania z różnego rodzaju rozwiązań informatycznych, np. w komunikowaniu się, może przyspieszyć cyfryzację?

– W branży TSL nie widzę takiej analogii. Pandemia z pewnością pomogła w wykorzystaniu narzędzi informatycznych poprawiających komunikację i usprawniła ten obszar, ale nie ma ona wpływu na systemy operacyjne czy księgowe. Tutaj decyzje dotyczące nowych systemów podejmowane są w oparciu o sytuację biznesową, a inwestycje w czasie pandemii mogą być raczej hamowane. Niemniej jednak uważam, że za chwilę nastąpi odbicie gospodarcze, co przełoży się na wzrost zainteresowania usprawnianiem procesów i wdrażaniem nowszych rozwiązań informatycznych

– Co można więc zaoponować branży TSL? Co jej dolega i jak jej pomóc?

– Przede wszystkim nie ma wielu nowoczesnych rozwiązań dopasowanych do specyfiki danej organizacji. Z drugiej strony brakuje trochę odwagi i świadomości tego, co oznaczają nowoczesne rozwiązania, jaki korzystny wpływ mają one na nasze funkcjonowanie. Zwróćmy uwagę, że obecnie w branży TSL dominuje praca na arkuszu Excela. Jest to bardzo dobre rozwiązanie, kiedy firma jest mała, ale nie wówczas, kiedy rośnie. Nagle okazuje się, że Excel staje się naszym największym wrogiem, ponieważ gubimy się w gąszczu formuł, dane bywają sprzeczne, a system ewidencji jest niestabilny i rozproszony w organizacji.

Poza tym w branży logistycznej firmy są uczestnikami pewnego procesu obrotu przesyłek, a w ślad za tym nie idzie wymiana danych miedzy systemami. Zmiana tego stanu rzeczy byłaby dużą pomocą i oznaczałaby odejście np. od ręcznego wprowadzania zleceń. Obecnie mamy do czynienia z dublowaniem pracy, co jest zupełnie niepotrzebne i nadmiarowe, a dodatkowo odciąga uwagę pracowników od efektywnego działania dla dobra firmy.

Jako Necto posiadamy szereg rozwiązań, które wychodzą naprzeciw powyższym problemom. Nasz modułowy system Necto mógłby pomóc branży zarówno w ułożeniu procesów, jak i w wymianie danych pomiędzy uczestnikami łańcucha dostaw dzięki wielu integracjom, jakie już stworzyliśmy.

– Ale nawet kiedy firmy miały własne system operacyjne, zdarzało się, że nie były kompatybilne ze sobą i nie zapewniały odpowiedniego przepływu danych.

– Zwróćmy uwagę, że posiadanie systemu jest już dużym sukcesem. Oczywiście jeśli porty czy terminale mają już systemy i posiadają ważne dla branży dane, to chciałoby się te dane wykorzystać. Niestety bywa z tym różnie i niektóre porty nie są skłonne do działań w zakresie integracji. Z drugiej strony są też pozytywne przykłady, np. Służba Celna. Jest to instytucja bardzo zaangażowana we wprowadzanie nowych informatycznych rozwiązań, co było bardzo widoczne w czasie spotkań dotyczących stworzenia PCS w polskich portach.

Moim zdaniem bariery, które się pojawiają można i należy przełamywać. Wszyscy wiemy, że trzeba przejść od słów do czynów. Patrząc z lotu ptaka na branżę TSL, wydaje się, że powinna ona mieć sprawnego menedżera takiego procesu integracji, a takiej osoby albo instytucji, do której wszyscy mają zaufanie, obecnie brakuje. Niekiedy rząd próbuje wychodzić z inicjatywą, np. PCS, chociaż terminu uruchomienia wciąż nie widać, a działanie to jest raczej odległe, jeśli spojrzeć na dotychczasowe postępy prac.

– PCS to temat rzeka…

– Dlatego niezbędne jest porozumienie ponad branżowymi interesami. Obecnie mamy dostęp do odpowiednich technologii i jako Necto bylibyśmy w stanie przygotować odpowiednie rozwiązanie. Wiemy, jak przeprowadzić proces i przygotować platformę, która byłaby swego rodzaju bazą wymiany danych. Zresztą technologicznie można było to zrobić już kilka lat temu. Problemem jest raczej porozumienie się wszystkich zainteresowanych stron, co, jak widać, jest bardzo trudne. W mojej opinii w tym procesie brakuje partnera, w którego umiejętności i bezstronność uwierzą zainteresowane strony. Musiałby to być ktoś doświadczony wdrożeniowo, ale również rozumiejący branżę i jej problemy.

– Jaką więc widzicie dla siebie rolę na rynku?

– Jesteśmy firmą typu software house, wspierającą firmy z branży TSL w automatyzacji i informatyzacji procesów. W mojej opinii Necto znajduje się obecnie w bardzo ciekawym miejscu. Jesteśmy po wdrożeniu opracowanych przez nas autorskich rozwiązań informatycznych. Wdrożenie objęło wszystkie procesy operacyjne, księgowe oraz zarządcze – od procesu zbudowania oferty do automatycznego wystawienia faktury. Jesteśmy dumni, że poprzez wdrożenie rozwiązań dla znaczących firm z branży nasi klienci z jednej strony mieli przestrzeń na dalszy rozwój, a z drugiej uzyskali duże oszczędności w postaci redukcji czasu, np. ponad 40% w biurze obsługi klienta czy 70% w procesie rozliczenia. Zebrana wiedza i doświadczenie pozwoliły nam zbudować nasz własny ekosystem, który obecnie składa się z 14 modułów wiedzy (np. moduł zleceń, moduł drogowy, moduł kolejowy). Nasz model biznesowy jest odpowiedzią na specyficzne i unikalne potrzeby średnich i dużych przedsiębiorstwa z branży TSL – jesteśmy w stanie szybko i elastycznie dostosować szyte na miarę wybrane moduły do klienta. Filarami naszego ekosystemu są skalowalność, indywidualne podejście oraz dopasowanie. Budowę systemu często porównuje do zakupu gotowego domu od dewelopera. W momencie urządzania go i dopasowania do naszych potrzeb zauważamy dopiero jego braki funkcjonalne, np. brak możliwości przesunięcia ściany. To samo jest z zakupem systemu – dlatego tak ważne w mojej opinii jest wdrożenie dopasowanego rozwiązania, co zapewni spokój właścicielom firm na każdym etapie realizacji w jednej z najważniejszych zmian dla każdej firmy, jaką jest informatyzacja.

– Dziękuję za rozmowę.