Arbitraż to oddanie sprawy pod rozstrzygnięcie sądu polubownego (arbitrażowego), w którym arbiter lub arbitrzy rozstrzygną spór, przyznając rację jednej ze stron, co niekoniecznie musi zawsze wiązać się z pełną wygraną danej strony. Arbitraż może być krajowy lub międzynarodowy, a także stały lub ad hoc. Postępowanie arbitrażowe może być przeprowadzone wyłącznie w sytuacji, w której obie strony wyrażą na nie zgodę, np. poprzez zapis umowny (klauzula arbitrażowa) lub stosowne, odrębne porozumienie. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że taki zapis powinien być na tyle czytelny, aby strony wystarczająco jasno wyraziły swoją wolę w zakresie wyboru tej konkretnej, alternatywnej drogi rozwiązywania sporów oraz aby precyzyjnie wskazały właściwą instytucję arbitrażową, która będzie rozpoznawała spór.

Sam arbitraż jest często utożsamiany z mniej lub bardziej wyspecjalizowanym i sprawnie działającym sądem prywatnym, w którym zasiadają specjaliści z danych dziedzin oraz praktycy z doświadczeniem, co z założenia ma zwiększyć szanse stron sporu na szybki i opierający się na specjalistycznej wiedzy wyrok.

Arbitraż zyskuje na znaczeniu w sprawach stoczniowych, które wymagają wiedzy branżowej i z reguły mają charakter transgraniczny, że o stopniu skomplikowania nie wspomnę. Ekspozycja finansowa stoczni, związana szczególnie z finansowaniem budowy statku, skłania do wyboru jak najszybszej formy rozwiązywania sporów, która wbrew pozorom wcale nie jest taka tania.

Rodzaj arbitrażu – arbitraż stały a ad hoc

Różnice istniejące między arbitrażem stałym a ad hoc można dostrzec już w momencie porównywania umowy na sąd polubowny. Arbitraż stały w swojej istocie polega na przekazaniu sporu do rozstrzygnięcia przez stały sąd polubowny, funkcjonujący przy określonych instytucjach międzynarodowych lub krajowych. W takich przypadkach klauzula arbitrażowa zawiera zazwyczaj odesłanie do określonego sądu polubownego i zapis o rozstrzygnięciu sprawy według zasad tego sądu. W arbitrażu ad hoc, który, jak nazwa wskazuje, jest powołany tylko w celu rozstrzygnięcia określonego sporu, strony mają większą autonomię co do ustalania określonych regulacji postępowania. Arbitraż stały funkcjonuje najczęściej według określonych zasad znajdujących się w regulaminie danej instytucji, przy której działa sąd polubowny (Rules of Arbitration). Oznacza to, że strony poddają się znajdującym się tam przepisom, a ponadto mogą nie mieć pełnej swobody w wyborze arbitrów (to oczywiście zależy od treści danego regulaminu). Z drugiej strony poddanie się arbitrażowi tego typu oznacza, że strony nie muszą dopracowywać szczegółów proceduralnych oraz kosztów arbitrów, pozwalając na szybkie poddanie sporu przed bezstronnym trybunałem. Dzięki temu arbitraż stały zawiera podstawową zaletę alternatywnych rozstrzygnięć sporu – szybkość postępowania.

Arbitraż ad hoc jest modelem znacznie bardziej zależnym od stron, nadając im pewne uprawnienia dotyczące ustalania kwestii proceduralnych. Strony mogą zatem ustalić arbitrów lub sposób ich wyboru, język, miejsce postępowania oraz zdecydować o przebiegu rozprawy i jej technicznych aspektach. Istnieje również możliwość odwołania się do konkretnego aktu prawnego, który w swej treści może regulować zasady postępowania przed sądem polubownym.

Grzech pierwotny

Przekładając powyższe na realia branżowe, należy wskazać, że stocznie bardzo często nie zwracają należytej uwagi na klauzule arbitrażowe, traktując te zapisy dość marginalnie lub jako takie, które są w zasadzie niemożliwe do negocjacji, co nie zawsze jest prawdą. Z drugiej strony, jeśli stocznia nie będzie mogła wynegocjować zmiany klauzuli arbitrażowej, powinna od początku realizacji kontraktu poznać zasady funkcjonowania arbitrażu, pod który ewentualny spór będzie oddany. W przypadku wyboru stałego arbitrażu każda polska lub zagraniczna instytucja arbitrażowa ma swoje zasady funkcjonowania (regulamin), które zawierają m.in. zasady procedowania w razie sporu, sposób wyboru arbitrów, maksymalny czas trwania procedury zmierzającej do wydania wyroku, a także procedurę wyliczenia kosztów postępowania. Pewnym standardem jest, że armatorzy lub same stocznie korzystają z różnych wzorców umownych np. Norwegian Standard Shipbuilding Contract (“SHIP 2000”), BIMCO’s Newbuildcon, które nie zawsze są dostosowane do realiów polskiego rynku lub samego przedmiotu umowy. Nie należy tych wzorców traktować jako nienegocjowanych, bo takie podejście do sprawy może w razie zaistnienia sporu prowadzić do bardzo wielu komplikacji natury prawnej.

Stocznie, realizując dany kontrakt, muszą mieć pełną świadomość tego, na jakich zasadach go wykonują, a bardzo często tak się nie dzieje i w razie problemów z rozliczeniem umowy okazuje się, że nie dopatrzono podstawowych procedur lub terminów wynikających literalnie z umowy. Liczne kontraktowe wzorce na budowę statków są regulowane przez zagraniczne systemy prawne ze swoją specyfiką, która może okazać się katastrofalna w skutkach. Niestety w wielu przypadkach stocznie realizują różne projekty, nie biorąc pod uwagę regulacji zagranicznych, które będą właściwe do rozpatrywania sporów w razie problemów z daną budową.

Praktycznie każdy kontrakt na budowę lub remont statku zawiera określone procedury obwarowane czasowo, np. w zakresie sposobu zgłaszania i akceptu zmian w zakresach wykonywania prac przez stocznie (variation orders), zgłaszania opóźnień wynikających z siły wyższej czy też zgłaszania roszczeń gwarancyjnych (warranty claims). Kluczowym dla bezpieczeństwa stoczni jest to, aby pilnować tych procedur, szczególnie w sytuacjach nieprzewidzianych jak pandemia COVID-19 czy wojna, ponieważ brak należytej uwagi w tych zakresach może okazać się bardzo kosztownym niedopatrzeniem.

Kto się nie przygotuje, ten ginie

W przypadku sporów rozpatrywanych przez arbitraż jedną z fundamentalnych zasad, obowiązujących również w polskich i zagranicznych sądach powszechnych, jest to, że, ten kto wywodzi dane twierdzenia, musi je poprzeć właściwymi dowodami. Niestety w praktyce realizacji inwestycji stoczniowych w bardzo wielu przypadkach stocznie w niewystarczającym zakresie zabezpieczają przyszły materiał dowodowy, wychodząc z założenia, że zrobi się to później.

Powodów takiego stanu rzeczy jest kilka, ale z reguły wszystko opiera się o bardzo dobre relacje z armatorem lub założenie, że zawsze udawało się razem wypracować wspólne rozwiązanie przy końcu budowy. Problemy zaczynają się, gdy armator przestaje współpracować i przechodzi w tryb bardziej formalistyczny niż dotychczas, a stocznia, w dobrej wierze, wykonała wiele prac bez odpowiedniego „obudowania” dokumentacyjnego. Takie sprawy przysparzają wiele problemów pełnomocnikom, bo nagle z bardzo przyjacielskiej relacji stocznia musi wejść w tryb procesowy, co prowadzi do licznych komplikacji w zakresie przygotowania odpowiednio czytelnego dla arbitrów materiału dowodowego.

Jedną z kluczowych kwestii dla każdej stoczni jest to, aby dokumentacyjnie i proceduralnie traktować każdą budowę jednostki, nadbudówki lub remont statku jako potencjalną sprawę sądową. Dowody w zakresie wykonanych prac, ale w szczególności zmian zakresu tych prac, muszą być odpowiednio zabezpieczone i uporządkowane przez stocznię, aby w razie sporu można było dość szybko je przeanalizować i odpowiednio wykorzystać.

Co więcej, biorąc pod uwagę obecną zmienność na rynku surowców i niestabilną sytuację geopolityczną, co z kolei znacząco wpływa na łańcuch dostaw, stocznie coraz częściej w większym stopniu dopasowują klauzule umowne w swoich kontraktach do tych trudnych czasów. Warto nadmienić, że takie modyfikacje należy dobrze skorelować z zagranicznymi przepisami, którym poddany jest dany kontrakt.

Rola pełnomocnika i kancelarii zagranicznej

Warto z całą mocą podkreślić, że pierwszą fazą sporu stoczniowego są co do zasady negocjacje, które stanowią pewien probierz oczekiwań stron oraz materiału dowodowego, którym dysponuje stocznia oraz strona przeciwna. W wielu sprawach już na tym etapie udaje się zawrzeć całkiem sensowną ugodę. Jeśli tak się jednak nie stanie, to stocznie powinny mieć na uwadze, że inicjując zagraniczny spór, nie są zmuszone od razu korzystać z bardzo drogich i często w niewystarczającym stopniu zaangażowanych kancelarii zagranicznych, które bardzo często, prowadząc sprawę, zachowują się kunktatorsko, nie rozumiejąc przy tym specyfiki polskiego rynku. Nie jest to oczywiście regułą, ale moje doświadczenie w kontaktach chociażby z holenderskimi kancelariami wskazuje na to, że dobór odpowiedniej zagranicznej kancelarii ma kluczowe znaczenie dla powodzenia danej sprawy. Warto również zaznaczyć, że w wielu przypadkach takie kancelarie pełnią funkcję pomocniczą dla kancelarii polskiej w postępowaniu arbitrażowym.

Stocznia, która szczęśliwie nie ma za sobą zbyt wielu doświadczeń w arbitrażu, nie wie, jak odpowiednio zweryfikować daną zagraniczną kancelarię, dlatego też na kanwie naszych licznych doświadczeń, chcąc efektywnie reprezentować klientów przed arbitrażami zagranicznymi, wypracowaliśmy listę sprawdzonych kancelarii zagranicznych m.in. w USA, Danii, Niemczech, Wielkiej Brytanii, Holandii i nnych krajach, które to kancelarie wspierają nas w prowadzonych sporach.

W tym miejscu należy nadmienić, że kluczowe dla sukcesu w arbitrażu jest odpowiednie nastawienie samej stoczni i pełnomocnika. Postępowania arbitrażowe są drogie, ale zarazem szybkie, co wymaga szczególnie w pierwszych etapach postępowania bardzo dużo pracy ze strony pełnomocnika. Stocznia ma z reguły relatywnie mało czasu na przygotowanie odpowiedniego materiału dowodowego, tak aby pełnomocnik zdążył go jeszcze przeanalizować i wypracować odpowiednią strategię. Niektóre arbitraże dają stronom raptem 6 miesięcy na przedstawienie stanowisk popartych dowodami, przeprowadzenie rozpraw i następnie zapada wyrok. Biorąc pod uwagę warunki prowadzenia sporów w polskich sądach, jest to tempo iście ekspresowe, które wymaga bardzo dużo proaktywnych zachowań pełnomocnika stoczni.

Kolejnym wyzwaniem dla stoczni jest czytelne i zarazem syntetyczne przedstawienie materiału dowodowego, co w wielu przypadkach stanowi nie lada wyzwanie. Arbitrzy w bardzo wielu sprawach jasno wyrażali swoje oczekiwanie, że oczekują od stron syntetycznego stanowiska i jak najkrócej zaprezentowanego materiału, co w niektórych sprawach wydaję się wręcz niewykonalne, np. w jednej ze spraw klient dostarczył kancelarii 14 segregatorów dokumentów dotyczących samych prac dodatkowych (VOR).

Wybór arbitrażu kluczowy dla stoczni

Należy również zwrócić uwagę, że arbitraż arbitrażowi nie równy. Biorąc pod uwagę specyfikę usług stoczniowych, stocznie powinny zawsze kierować się wyborem arbitrażu stałego, co więcej, powinny one wybierać specjalistyczne arbitraże morskie np. GMMA w Hamburgu (German Maritime Arbitration Association) to z pewnością lepszy wybór niż ogólny arbitraż z siedzibą w tym mieście – The Court of Arbitration of the Hamburg Chamber of Commerce.

Uwagi wymaga również fakt, że wyspecjalizowane arbitraże są droższe niż te o charakterze ogólnym. Jednak biorąc pod uwagę specyfikę spraw stoczniowych lub morskich, dużo lepszą drogą dla stoczni lub armatora jest wybór arbitrażu morskiego, gdzie działają arbitrzy rozeznani w tego typu sprawach, co często wymaga również pewnego poziomu wiedzy technicznej.

Jak wcześniej wskazałem, w sprawach stoczniowych trzeba bardzo sprawnie i syntetycznie zaprezentować arbitrom stan faktyczny sprawy oraz materiał dowodowy, co tylko dla osób z branży może być wystarczająco czytelne przy takim zaprezentowaniu sprawy. Nie wyklucza to oczywiście potrzeby korzystania z wiedzy specjalnej, np. prywatne opinie biegłych mają często fundamentalne znaczenie dla powodzenia sprawy.

Warto również zaznaczyć, że w zależności od stopnia skomplikowania sprawy oraz na podstawie właściwego regulaminu danej instytucji arbitrażowej wybiera się od 1 do 3 arbitrów. W przypadku składu trzyosobowego każda ze stron zazwyczaj może zaproponować swojego kandydata na jednego arbitra, a trzeci jest wybierany przez arbitraż. W takiej sytuacji również bardzo ważne jest, aby stocznia zorientowała się, kto mógłby być takim arbitrem. Tu w sukurs z reguły przychodzi pełnomocnik lub zagraniczna kancelaria, weryfikując listę arbitrów i sprawdzając, kto byłby godnym kandydatem na arbitra.

Wnioski

Arbitraż w sprawach stoczniowych z pewnością może okazać się bardzo efektywną i zarazem alternatywną formą rozwiązywania sporów dla stron. Jednak trzeba mieć na uwadze, że postępowanie przed arbitrażem jest bardziej odformalizowane niż przed sądem powszechnym, co odpowiednio przygotowanej stronie sporu umożliwia dużo skuteczniejsze dochodzenie roszczeń.

Stocznia musi pamiętać, rozpoczynając negocjacje, które mogą zakończyć się w arbitrażu, powinna być jak najlepiej przygotowana dowodowo. Z kolei dowody te powinny być odpowiednio skatalogowane i opisane, aby działając pod presją czasu można było dużo sprawniej ułożyć strategię procesową i ją wdrożyć w toku postępowania przed arbitrażem. Jeśli stocznia jest stroną inicjującą postępowanie przed arbitrażem, to tym bardziej musi być gotowa na przygotowanie odpowiedniego pozwu (statement of claim), często w zakreślonym kontraktowo terminie po zakończeniu negocjacji niepowodzeniem.

Postępowania arbitrażowe nie są najtańszą formą rozwiązywania sporów, ale dzięki szybkości procedowania i wysokiemu wykwalifikowaniu arbitrów bardzo często okazuje się, że wyższe koszty zainicjowania postępowania arbitrażowego kompensowane są szybkością wydania wyroku. Każda sprawa stoczniowa jest oczywiście wysoce zindywidualizowana i w każdej sprawie wiele zależy od wybranego systemu prawnego oraz arbitrażu, jednak należy pamiętać, że arbitraż zawsze bardzo zyskuje we wszelkich ocenach, gdy próbujemy go porównać z procedowaniem przed polskimi lub zagranicznymi sądami powszechnymi.

Mateusz Romowicz, radca prawny
Kancelaria Radcy Prawnego Legal Consulting-Mateusz Romowicz